Wokół wdrożenia KSeF narosło wiele uproszczeń, które brzmią rozsądnie, ale w praktyce prowadzą firmy na skróty. Problem polega na tym, że skróty w obszarze fakturowania i IT bardzo często kończą się sankcjami, sporami podatkowymi albo realnymi stratami finansowymi. Poniżej pięć mitów, które najczęściej pojawiają się w rozmowach z zarządami i które – jeśli nie zostaną w porę zweryfikowane – mogą kosztować firmę znacznie więcej niż samo wdrożenie KSeF.
Canva
Mit 1: Wdrożenie KSeF to tylko obowiązek księgowy, więc IT nie musi się tym zajmować
To jeden z najbardziej rozpowszechnionych i jednocześnie najdroższych mitów. Owszem, KSeF dotyczy faktur, ale technicznie jest to system integrujący się z infrastrukturą IT firmy. Faktura nie „pojawia się” w KSeF sama – jest generowana w systemie sprzedażowym lub ERP, przetwarzana przez integrację i dopiero potem wysyłana. Jeśli coś pójdzie nie tak na którymkolwiek z tych etapów, skutkiem może być brak skutecznie wystawionej faktury.
Z punktu widzenia przepisów oznacza to ryzyko uznania, że faktura nie istnieje w obrocie prawnym. Dla firmy przekłada się to na błędy w rozliczeniach, opóźnienia w przychodach i potencjalne konsekwencje podatkowe. Traktowanie KSeF wyłącznie jako zadania dla księgowości powoduje, że nikt realnie nie zarządza ryzykiem technicznym, a to właśnie ono decyduje o tym, czy obowiązek zostanie spełniony poprawnie.
Mit 2: Jeśli system nie zadziała albo KSeF ma awarię, firma nie ponosi odpowiedzialności
Wiele firm zakłada, że problemy techniczne automatycznie zwalniają je z odpowiedzialności. W praktyce to bardzo ryzykowne założenie. Awaria może dotyczyć centralnego systemu, ale równie często dotyczy integracji po stronie firmy, błędnych danych albo nieobsłużonego statusu odrzucenia faktury. W takich przypadkach odpowiedzialność pozostaje po stronie przedsiębiorstwa, a nie systemu państwowego.
Brak przygotowanych procedur awaryjnych oznacza, że firma nie wie, jak działać w sytuacji problemów technicznych: czy i kiedy może wystawić fakturę w trybie alternatywnym, jak udokumentować zdarzenie i jak zachować ciągłość sprzedaży. To właśnie w takich momentach pojawiają się opóźnienia, nieprawidłowości i ryzyko sankcji, bo obowiązek wystawienia faktury w określony sposób nadal istnieje.
Mit 3: Skoro faktury są w KSeF, firma nie musi robić backupu ani archiwum
To mit, który często prowadzi do problemów podczas kontroli lub sporów. Krajowy System e-Faktur przechowuje e-faktury jako system referencyjny, ale nie zastępuje firmowego archiwum ani kopii zapasowych. KSeF nie odtwarza kontekstu biznesowego dokumentu, nie przechowuje powiązań z zamówieniami, płatnościami czy korektami w taki sposób, jak robi to ERP.
Jeżeli firma utraci dostęp do własnych systemów, zmieni oprogramowanie albo musi szybko przygotować komplet dokumentów do kontroli, poleganie wyłącznie na KSeF okazuje się niewystarczające. Brak własnego archiwum i logów może skutkować trudnościami w udowodnieniu poprawności rozliczeń, co w skrajnych przypadkach prowadzi do zakwestionowania dokumentów i konsekwencji finansowych.
Mit 4: Odpowiedzialność za błędy bierze na siebie dostawca systemu lub integrator
Umowy z dostawcami systemów często dają fałszywe poczucie bezpieczeństwa. W rzeczywistości to firma wystawia faktury i to ona odpowiada za ich poprawność oraz terminowość, niezależnie od tego, kto dostarcza oprogramowanie. Jeśli integracja jest źle skonfigurowana, dane są nieprawidłowe albo dostęp do systemu nie jest właściwie zarządzany, odpowiedzialność spada na przedsiębiorstwo.
Ten mit bywa szczególnie niebezpieczny, ponieważ opóźnia reakcję. Zamiast sprawdzić procesy i zabezpieczenia, firma zakłada, że „dostawca wszystko ogarnia”. Dopiero przy kontroli okazuje się, że nikt po stronie przedsiębiorstwa nie nadzorował kluczowych elementów: uprawnień, statusów wysyłki, logów czy archiwizacji. To prosta droga do sporów i potencjalnych sankcji.
Mit 5: KSeF da się wdrożyć na ostatnią chwilę bez większego ryzyka
Wdrożenie „na szybko” to kolejny błąd, który może mieć kosztowne konsekwencje. KSeF wymaga nie tylko podłączenia technicznego, ale także przetestowania scenariuszy błędów, korekt, odrzuceń i sytuacji awaryjnych. Firmy, które odkładają przygotowania, w praktyce testują rozwiązanie na produkcji, czyli na realnych fakturach i realnych klientach.
Jeżeli pierwsze problemy pojawią się dopiero po wejściu obowiązku w życie, nie ma już przestrzeni na spokojne poprawki. Każdy błąd może oznaczać opóźnienie w wystawieniu faktury, a to bezpośrednio przekłada się na ryzyko naruszenia przepisów. W efekcie koszty „szybkiego wdrożenia” często wielokrotnie przewyższają koszt wcześniejszego przygotowania.
Bezpieczne wdrożenie KSeF. Gdzie realnie pomaga doradztwo IT?
Największym zagrożeniem związanym z KSeF nie są same przepisy, lecz błędne założenia, które firmy przyjmują na starcie. Każdy z opisanych mitów prowadzi do sytuacji, w której odpowiedzialność istnieje, ale kontrola nad procesem jest iluzoryczna. KSeF to nie jednorazowy obowiązek, lecz stały element infrastruktury finansowo-IT, który wymaga świadomego podejścia. Firmy, które rozprawią się z mitami odpowiednio wcześnie, minimalizują ryzyko kar i zyskują stabilność operacyjną. Te, które je ignorują, często uczą się dopiero wtedy, gdy konsekwencje stają się realne i kosztowne.
Na etapie przygotowania i wdrożenia KSeF realną wartością jest wsparcie, które łączy perspektywę techniczną, operacyjną i bezpieczeństwa danych. Kompania Informatyczna pomaga firmom przejść przez ten proces w sposób uporządkowany, zaczynając od analizy obecnej architektury IT i systemów źródłowych, przez ocenę integracji z KSeF, aż po uporządkowanie uprawnień, archiwizacji i procedur awaryjnych. Zamiast skupiać się wyłącznie na samym „podłączeniu do KSeF”, wsparcie obejmuje także identyfikację realnych ryzyk, które mogą prowadzić do błędów lub sankcji, oraz rekomendacje zmian możliwych do wdrożenia bez paraliżowania bieżącej pracy. Dzięki temu KSeF staje się dla firmy kontrolowanym elementem infrastruktury IT, a nie źródłem niepewności, improwizacji i kosztownych korekt po fakcie.