Kiedy pada pytanie „czy KSeF jest bezpieczny?”, często miesza się dwie zupełnie odmienne kwestie: bezpieczeństwo samej platformy państwowej oraz bezpieczeństwo całego procesu po stronie firmy. Nawet jeśli KSeF jako centralny system jest projektowany z myślą o odporności i kontroli, to większość realnych incydentów nie bierze się z „włamania do KSeF”, tylko z tego, jak przedsiębiorstwo przygotowuje dane, jak je przesyła, gdzie je przechowuje oraz komu daje dostęp.
Canva
W praktyce KSeF staje się kolejnym krytycznym punktem styku między procesem sprzedaży i finansów a infrastrukturą IT: jeśli integracja jest źle zrobiona, jeśli uprawnienia są nadane „na skróty”, jeśli logowanie zdarzeń jest symboliczne, to bezpieczeństwo całego obiegu faktur spada do poziomu najsłabszego elementu w firmie, a nie do poziomu systemu centralnego. Dla zarządu ważne jest zrozumienie, że KSeF nie „zdejmuje” odpowiedzialności z organizacji. On wymusza uporządkowanie danych i dostępu, bo w przeciwnym razie problemy wyjdą na jaw w najgorszym możliwym momencie, czyli podczas awarii, sporu, kontroli lub zmiany systemu.
Jakie dane faktycznie krążą w e-fakturach i wokół nich?
Bezpieczeństwo zaczyna się od świadomości, co w ogóle chronimy. E-faktura to nie tylko numer, NIP i kwoty – to komplet informacji handlowych i operacyjnych: asortyment, ceny, rabaty, terminy, dane kontrahenta, czasem elementy pozwalające wywnioskować marżę, politykę cenową, strukturę zakupów czy kierunki sprzedaży. Do tego dochodzą metadane, które powstają po drodze: identyfikatory wysyłki, statusy akceptacji lub odrzucenia, opisy błędów walidacji, potwierdzenia, a w integracjach – logi techniczne, pliki tymczasowe, kolejki komunikatów, cache i zrzuty diagnostyczne. I to właśnie te „poboczne” artefakty bywają największym wyciekiem informacji, bo powstają automatycznie, są trzymane w miejscach, o których nikt nie pamięta, i często zawierają więcej szczegółów niż finalna faktura.
Jeśli firma myśli o bezpieczeństwie wyłącznie na poziomie „faktura to dokument”, pomija fakt, że w IT dokument żyje w wielu kopiach, formatach i systemach: ERP, CRM, e-commerce, integrator, hurtownia danych, poczta, foldery użytkowników, SharePoint/OneDrive, kopie w backupie. Wyczerpanie tematu oznacza więc nie tylko zdefiniowanie danych na fakturze, ale też pełnej mapy miejsc, gdzie te dane mogą się znaleźć w cyklu życia dokumentu.
Gdzie dane są przetwarzane w firmie zanim trafią do KSeF i po wysyłce?
W praktyce większość firm nie ma jednego „systemu fakturowania”, tylko łańcuch: sprzedaż generuje zamówienie, magazyn potwierdza realizację, ERP wylicza pozycje, księgowość koryguje wyjątki, a integracja pakuje dane do formatu wymaganego i wysyła. W tym łańcuchu wrażliwe dane przechodzą przez różne komponenty i konta: użytkownicy biznesowi, usługi systemowe, serwery integracyjne, bramki API, kontenery, maszyny wirtualne, czasem komputery lokalne, jeśli ktoś „eksportuje do pliku”.
Po wysyłce sytuacja nie znika – dane dalej są pobierane, archiwizowane, raportowane, czasem odtwarzane w formie PDF do udostępnienia klientowi, a do tego dochodzi obsługa korekt, zwrotów i duplikatów. Bez mapy przepływu danych nie da się sensownie ustalić, kto ma dostęp i gdzie trzeba wprowadzić kontrolę. Z perspektywy RODO to również kluczowe, bo organizacja musi umieć odpowiedzieć: gdzie są dane, kto je przetwarza, na jakiej podstawie, jak długo i jak są zabezpieczone. To brzmi formalnie, ale jest bardzo praktyczne: w razie incydentu albo pytania od kontrahenta nie chcesz zaczynać od „sprawdźmy, gdzie to mogło być”, tylko mieć jasny obraz architektury procesu.
Odpowiedzialność: co zapewnia państwo w KSeF, a za co nadal odpowiada firma?
Wokół KSeF pojawia się częste uproszczenie: „to system rządowy, więc jest bezpiecznie”. W rzeczywistości bezpieczeństwo i zgodność to układ naczyń połączonych. Państwo odpowiada za działanie swojej platformy, ale firma nadal odpowiada za poprawność danych, za to kto i jak inicjuje wysyłkę, jak przechowuje kopie, jak zarządza uprawnieniami i jak reaguje na incydenty. Jeśli dochodzi do błędu – np. ktoś wysłał fakturę z nieprawidłowymi danymi albo integracja ujawniła dane w logach – to jest to problem organizacji, nie platformy centralnej. Dodatkowo dochodzi warstwa dostawców: ERP, integrator, outsourcing, chmura. Każdy z tych elementów ma swoje zapewnienia i SLA, ale to firma składa to w całość i to firma jest rozliczana z efektu.
Dlatego „dostawca mówi, że jest zgodnie” nie powinno być końcem rozmowy, tylko początkiem pytań: jak to jest zrobione, gdzie są klucze, gdzie są logi, jakie są scenariusze awaryjne, jak wygląda proces wycofania dostępu, co się dzieje przy odejściu pracownika lub zmianie partnera IT. Wyczerpanie tematu odpowiedzialności oznacza też rozróżnienie ról wewnątrz firmy: księgowość definiuje reguły biznesowe i zgodność merytoryczną, IT odpowiada za to, żeby systemy i integracje były bezpieczne, a zarząd ma zapewnić, że te dwa światy nie działają w silosach.
Najczęstsze luki bezpieczeństwa w projektach KSeF
W praktyce problemy z bezpieczeństwem KSeF bardzo rzadko wynikają z zaawansowanych ataków czy „hakowania systemu państwowego”. Zdecydowanie częściej są efektem skrótów organizacyjnych, pośpiechu wdrożeniowego i nieuświadomionych konsekwencji technicznych decyzji podejmowanych na etapie integracji. Krajowy System e-Faktur staje się w takich sytuacjach katalizatorem problemów, które istniały w firmie wcześniej, ale nie były krytyczne – dopóki fakturowanie nie zostało podłączone do zewnętrznego, obowiązkowego systemu.
Jedną z najczęstszych luk jest współdzielenie dostępów i tokenów pomiędzy różne systemy lub osoby. W wielu firmach integracja z KSeF realizowana jest „jednym kluczem”, używanym przez ERP, system sprzedażowy, środowisko testowe, a czasem nawet przez dostawcę zewnętrznego. Technicznie to działa, ale z punktu widzenia bezpieczeństwa oznacza brak rozdzielenia odpowiedzialności i brak możliwości jednoznacznego ustalenia, kto wykonał daną operację. W przypadku błędu lub incydentu firma nie jest w stanie szybko zawęzić źródła problemu, a cofnięcie dostępu jednemu podmiotowi oznacza często przerwę w działaniu całego procesu fakturowania.
Kolejną poważną luką jest nadawanie zbyt szerokich uprawnień „na wszelki wypadek”. Wiele wdrożeń startuje od podejścia: „dajmy pełny dostęp, żeby integracja działała, a potem to uporządkujemy”. Problem polega na tym, że „potem” często nie następuje, a szerokie uprawnienia zostają na lata. W efekcie systemy lub użytkownicy, którzy powinni jedynie wysyłać faktury, zyskują możliwość ich pobierania, przeglądania lub zarządzania innymi elementami procesu. Z punktu widzenia RODO i bezpieczeństwa informacji oznacza to niekontrolowane rozszerzenie kręgu dostępu do danych finansowych i handlowych, bez realnej potrzeby biznesowej.
Bardzo często pomijanym obszarem są logi techniczne i diagnostyczne. Integracje z KSeF generują ogromną ilość informacji pomocniczych: żądania API, odpowiedzi, komunikaty błędów, dane walidacyjne. Jeśli konfiguracja jest niedbała, logi te mogą zawierać pełne treści faktur, dane kontrahentów, a czasem nawet elementy uwierzytelniające. Co gorsza, logi bywają przechowywane w systemach monitoringu lub na serwerach, do których dostęp ma szerokie grono administratorów albo zewnętrzny dostawca. W efekcie firma posiada nie jedną, lecz wiele niekontrolowanych kopii wrażliwych danych. Co gorsze często nie zdaje sobie z tego sprawy.
Osobną kategorią ryzyka są środowiska testowe i developerskie. W teorii powinny pracować na danych testowych, w praktyce bardzo często używa się w nich realnych faktur lub ich kopii, „żeby sprawdzić, czy wszystko działa”. Te środowiska zazwyczaj mają słabsze zabezpieczenia, uproszczone procedury dostępu i mniej restrykcyjne polityki backupu. W kontekście KSeF oznacza to, że wrażliwe dane finansowe krążą poza główną infrastrukturą produkcyjną, bez jasnych zasad retencji i kontroli, co znacząco zwiększa ryzyko wycieku lub nieuprawnionego użycia.
Nie można też pominąć luki organizacyjnej, czyli braku jasno określonego właściciela bezpieczeństwa procesu KSeF. W wielu firmach księgowość odpowiada za poprawność merytoryczną faktur, IT za „działanie systemu”, a nikt nie czuje się odpowiedzialny za całość: dostęp, logi, archiwum, backup, reakcję na incydenty. W takiej sytuacji problemy są wykrywane późno, a reakcje są chaotyczne, bo każdy zespół patrzy tylko na swój fragment układanki. KSeF, jako system wymagający ścisłej współpracy techniki i finansów, bardzo szybko obnaża ten brak spójnego zarządzania.
Częstym, choć niedocenianym ryzykiem jest również nadmierne kopiowanie danych do narzędzi biurowych. Eksporty do Excela, pliki PDF zapisywane lokalnie, przesyłanie faktur mailem „do weryfikacji” – to wszystko tworzy dodatkowe, trudne do kontrolowania kopie danych. Nawet jeśli integracja z KSeF jest poprawnie zabezpieczona, te boczne ścieżki obiegu informacji potrafią całkowicie podważyć wysiłki włożone w bezpieczeństwo systemowe.
Wreszcie, wiele firm nie uwzględnia scenariuszy awaryjnych i incydentowych. Brak procedur na wypadek odrzucenia faktury, błędu integracji, wycieku tokena czy podejrzenia nieautoryzowanego dostępu powoduje, że reakcja jest improwizowana. Z perspektywy bezpieczeństwa kluczowe jest nie tylko zapobieganie, ale także zdolność do szybkiego ograniczenia skutków zdarzenia i udokumentowania tego, co się stało. Bez logów, jasnych ról i procedur firma traci tę zdolność.
Podsumowując, największe luki bezpieczeństwa w projektach KSeF nie wynikają z samej technologii systemu centralnego, lecz z połączenia pośpiechu, braku spójnych zasad i niedostatecznej świadomości, jak wiele „pobocznych” miejsc przechowywania danych powstaje wokół fakturowania. Ich eliminacja rzadko wymaga rewolucji technologicznej. Znacznie częściej chodzi o uporządkowanie dostępów, integracji i odpowiedzialności, zanim drobne zaniedbania urosną do rangi realnego incydentu.
Integracja ERP/CRM/e-commerce z KSeF
Samo wysłanie faktury do KSeF to końcówka procesu, a integracja jest jego sercem. Integrator musi pobrać dane, przemapować je do struktury, zwalidować, wysłać, odebrać statusy i obsłużyć błędy. Na każdym kroku mogą powstawać „produkty uboczne”: pliki pośrednie, kolejki komunikatów, cache, kopie żądań i odpowiedzi, a także retry mechanizmy, które przechowują dane, gdy połączenie chwilowo nie działa. Dla bezpieczeństwa istotne są dwa aspekty: minimalizacja przetwarzania oraz kontrola miejsc, w których dane „zostają”. Jeśli integracja jest projektowana na zasadzie „byle działało”, często zbiera z ERP więcej danych niż potrzebuje, przechowuje je dłużej niż trzeba, a błędy zapisuje w logach w postaci pełnych treści dokumentów.
Drugi aspekt to integralność i spójność: jeśli ERP uważa, że faktura poszła, a KSeF ją odrzucił, albo jeśli status nie wrócił i system pracuje na założeniach, to firmy zaczynają robić ręczne korekty, które szybko tworzą chaos. Wyczerpanie tematu integracji oznacza więc nie tylko „czy API działa”, ale czy integracja jest zaprojektowana tak, by ograniczać ekspozycję danych, poprawnie obsługiwać wyjątki i dawać firmie kontrolę operacyjną.
Zarządzanie dostępami i tokenami, ale bez przesadnej biurokracji
Dostęp do KSeF jest w praktyce dostępem do działania w imieniu firmy, więc powinien być projektowany według zasady najmniejszych uprawnień: każdy użytkownik i każdy komponent systemu powinien mieć dokładnie tyle możliwości, ile potrzebuje, i ani grama więcej. To nie musi oznaczać skomplikowanych procesów – chodzi o konsekwencję. Jeśli integracja wysyła faktury, niech ma uprawnienia tylko do wysyłki, a nie do wszystkiego. Jeśli dział księgowości ma wgląd i obsługę wyjątków, niech ma rolę adekwatną do tego. Jeśli ktoś potrzebuje dostępu na czas wdrożenia, niech ten dostęp ma termin wygaśnięcia i ślad w rejestrze. Bez tego pojawia się typowy problem MŚP: odejście pracownika lub zmiana dostawcy, a dostęp „gdzieś” zostaje, bo nikt nie ma listy, gdzie są klucze i kto z nich korzysta. Wyczerpanie tematu obejmuje też przechowywanie: tokeny i certyfikaty nie powinny leżeć w plikach konfiguracyjnych dostępnych dla wielu osób, w mailach, w notatkach czy na dyskach. To brzmi jak detal techniczny, ale w incydentach to właśnie te detale decydują, czy problem będzie lokalny, czy przerodzi się w poważny kryzys.
KSeF nie jest Twoją kopią zapasową, a bezpieczeństwo to także możliwość odtworzenia i udowodnienia „co się stało”
W bezpieczeństwie firmowym równie ważne jak ochrona przed nieautoryzowanym dostępem jest to, czy organizacja potrafi odtworzyć dane i proces po awarii oraz czy potrafi udowodnić historię zdarzeń. KSeF przechowuje e-faktury, ale firma potrzebuje pełnego kontekstu: powiązań z zamówieniami, płatnościami, korektami, dokumentami magazynowymi, a także informacji technicznych o statusach i błędach. Jeśli ERP padnie, jeśli nastąpi migracja systemu, jeśli integracja zacznie generować błędy – posiadanie faktur „gdzieś w KSeF” nie przywróci firmie procesu.
Sensowny model to własne archiwum i własna warstwa dowodowa: przechowywanie faktur w formie źródłowej, zapisy statusów wysyłki i odbioru, trzymanie logów integracyjnych w kontrolowanym miejscu, z ograniczonym dostępem i sensowną retencją. To daje dwie korzyści naraz: operacyjną (szybko odnajdujesz i odtwarzasz) oraz bezpieczeństwa/compliance (masz ślad audytowy, który pozwala wyjaśniać incydenty i spory). Nie można zapomnieć też o testach odtwarzania: backup bez testu jest tylko nadzieją, a nie procedurą.
W KSeF często mniej chodzi o kary, a bardziej o kontrolę nad danymi i minimalizację ekspozycji
W kontekście KSeF RODO bywa sprowadzane do lęku przed karą, ale dla wielu MŚP bardziej praktycznym ryzykiem jest utrata kontroli nad danymi: kto je widzi, gdzie je przechowuje, jak łatwo je skopiować i jak długo „żyją” w systemach pobocznych. Dodatkowo, nawet jeśli na fakturach nie ma danych wrażliwych w sensie prawnym, to mogą one zawierać wrażliwą informację biznesową: ceny, rabaty, struktury zakupów, wolumeny sprzedaży, relacje z kluczowymi klientami.
Dlatego rozmowa o bezpieczeństwie KSeF nie powinna kończyć się na spełnieniu wymogów prawnych, ale obejmować świadome zarządzanie informacją jako zasobem biznesowym. Ograniczanie liczby miejsc, w których dane są przetwarzane, precyzyjne definiowanie, kto i w jakim celu ma do nich dostęp, oraz uporządkowanie zasad przechowywania i udostępniania dokumentów pozwalają firmie zachować kontrolę nad tym, co faktycznie „wychodzi na zewnątrz”. Takie podejście zmniejsza ryzyko nieautoryzowanego wykorzystania informacji handlowych i finansowych, niezależnie od tego, czy zagrożenie ma charakter regulacyjny, operacyjny czy czysto konkurencyjny.
Jak przygotować firmę do KSeF od strony bezpieczeństwa danych bez paraliżu?
Najbardziej użyteczne i długofalowo bezpieczne podejście polega na potraktowaniu KSeF jako pełnoprawnego projektu informatycznego, który zostaje świadomie wpięty w istniejącą architekturę IT i realne procesy operacyjne firmy. Nie chodzi tu o kolejne „zadanie do odhaczenia” wynikające z przepisów, ale o element systemowy, który zaczyna wpływać na sprzedaż, rozliczenia, bezpieczeństwo danych i ciągłość działania. Pierwszym krokiem powinno być więc jednoznaczne wskazanie systemu źródłowego, czyli miejsca, w którym faktycznie powstają dane do faktur, oraz stworzenie mapy ich przepływu pomiędzy systemami. Dopiero mając taki obraz, można sensownie ocenić, gdzie dane są przetwarzane, gdzie powstają ich kopie i w których punktach pojawiają się potencjalne ryzyka.
Kolejnym etapem jest uporządkowanie dostępu, rozumianego nie tylko jako lista użytkowników, ale jako spójny model ról i uprawnień. Obejmuje to przypisanie konkretnych ról systemowych, zarządzanie tokenami i certyfikatami, jasne zasady nadawania oraz odbierania dostępu, a także sposób przechowywania danych wrażliwych wykorzystywanych przez integracje. Ten obszar często decyduje o tym, czy firma panuje nad procesem, czy tylko ma nadzieję, że „nikt nie zrobi nic niepożądanego”. Równolegle warto ustalić standardy rejestrowania zdarzeń i archiwizacji: jakie informacje są zapisywane, w jakiej formie, przez jaki czas, kto może do nich sięgać i w jaki sposób są chronione przed nieautoryzowanym dostępem lub przypadkowym usunięciem.
Ostatnim, a często pomijanym elementem są testy scenariuszy, które wykraczają poza prostą weryfikację, czy faktura została poprawnie wysłana. W praktyce to właśnie sytuacje nietypowe – odrzucenie dokumentu, błąd danych, brak odpowiedzi systemu, awaria integracji, konieczność korekty czy migracja do nowego systemu – pokazują, czy rozwiązanie jest dojrzałe i bezpieczne. Testowanie takich przypadków pozwala wcześniej przygotować procedury i uniknąć improwizacji w sytuacji presji czasu.
Takie podejście nie musi oznaczać rozbudowanego projektu z wieloma dokumentami i formalnościami. Jego siłą jest konsekwencja i świadomość zależności. Efekt jest bardzo praktyczny: firma zachowuje kontrolę nad danymi, rozumie swoje ryzyka i dysponuje procedurami, które działają także wtedy, gdy proces przestaje przebiegać idealnie – a właśnie to w codziennej praktyce decyduje o realnym poziomie bezpieczeństwa.
Jak w praktyce wygląda audyt bezpieczeństwa KSeF w MŚP i dlaczego to nie jest „duży projekt IT”?
Audyt bezpieczeństwa KSeF w firmie z sektora MŚP nie polega na wdrażaniu skomplikowanych norm ani wielomiesięcznych analiz. Jego celem jest szybkie i pragmatyczne sprawdzenie, czy sposób korzystania z KSeF nie generuje niepotrzebnego ryzyka operacyjnego, prawnego lub informacyjnego. Punkt wyjścia to zawsze system źródłowy – ERP, system sprzedażowy lub fakturownia oraz odpowiedź na pytanie, gdzie faktycznie powstają dane używane do wystawiania faktur. Następnie analizowana jest ścieżka danych: integracje, mechanizmy wysyłki do KSeF, obsługa statusów, korekt i błędów, a także miejsca, w których dane są zapisywane po drodze, w tym archiwa, logi i kopie robocze.
Kolejnym elementem audytu jest weryfikacja dostępu: kto ma uprawnienia do wysyłania i odbierania faktur, jak są przechowywane tokeny i certyfikaty, czy istnieje procedura cofania dostępu oraz czy dostęp jest przypisany do ról, a nie „do osób”. Bardzo ważnym, a często pomijanym obszarem jest też sprawdzenie logów i monitoringu – nie pod kątem tego, czy „coś się loguje”, ale czy w logach nie znajdują się nadmiarowe dane, które w razie incydentu same w sobie stanowiłyby wyciek informacji. Audyt zamyka się rekomendacjami, które da się wdrożyć bez paraliżowania pracy: uporządkowanie uprawnień, zmiana konfiguracji integracji, doprecyzowanie archiwizacji lub backupu, a czasem po prostu spisanie i ujednolicenie procedur, które już istnieją, ale funkcjonują tylko „w praktyce”.
KSeF jako element dojrzałości IT, a nie jednorazowy obowiązek. Kiedy warto skonsultować się z zewnętrznym doradcą?
Dla wielu firm KSeF staje się pierwszym momentem, w którym obieg faktur, bezpieczeństwo danych i integracje systemowe spotykają się w jednym, krytycznym procesie. To dobry moment, aby spojrzeć na całość z boku i sprawdzić, czy obecne rozwiązania rzeczywiście wspierają biznes, czy tylko „działają, dopóki nic się nie wydarzy”. Zewnętrzna konsultacja IT ma sens szczególnie wtedy, gdy w firmie funkcjonuje kilka systemów sprzedażowych, integracje były rozwijane etapami, a odpowiedzialność za KSeF jest rozproszona pomiędzy księgowość, IT i dostawców.
Jeżeli chcesz sprawdzić, czy sposób korzystania z KSeF w Twojej firmie jest bezpieczny, spójny i odporny na błędy, warto skonsultować temat z Kompanią Informatyczną. Taka rozmowa pozwala szybko ocenić realne ryzyka i ustalić, czy potrzebne są zmiany techniczne, organizacyjne czy tylko doprecyzowanie istniejących procesów. Kontakt i konsultacja IT>>>
Wdrożenie KSeF w pytaniach i odpowiedziach
Czy KSeF jest bezpieczny dla danych firmowych?
Krajowy System e-Faktur jako system centralny spełnia wymagania formalne i techniczne określone przez państwo, ale bezpieczeństwo danych firmy zależy głównie od tego, jak KSeF jest wykorzystywany w jej własnej infrastrukturze. Największe ryzyka pojawiają się w systemach źródłowych, integracjach oraz w sposobie zarządzania dostępami i kopiami danych.
Kto odpowiada za bezpieczeństwo danych w KSeF, państwo czy firma?
Państwo odpowiada za bezpieczeństwo infrastruktury KSeF, natomiast firma pozostaje odpowiedzialna za dane w swoich systemach, sposób ich przetwarzania, dostęp użytkowników oraz zabezpieczenie integracji. Z punktu widzenia RODO i bezpieczeństwa informacji odpowiedzialność za dane nie jest przenoszona na system centralny.
Jakie dane trafiają do KSeF i czy są to dane wrażliwe?
Do KSeF trafiają e-faktury zawierające dane finansowe i handlowe, takie jak informacje o kontrahentach, przedmiocie transakcji, cenach i warunkach sprzedaży. Choć nie zawsze są to dane wrażliwe w sensie prawnym, często mają dużą wartość biznesową i wymagają ochrony przed nieautoryzowanym dostępem.
Czy KSeF zastępuje backup i archiwum faktur w firmie?
Nie. KSeF przechowuje e-faktury jako system referencyjny, ale nie zastępuje firmowego backupu ani archiwum. Firma nadal potrzebuje własnych kopii danych, archiwum dokumentów oraz logów, aby móc odtworzyć procesy, przejść kontrolę lub wyjaśnić incydenty.
Jakie są najczęstsze zagrożenia bezpieczeństwa przy wdrażaniu KSeF?
Najczęstsze zagrożenia to nadmierne uprawnienia, współdzielone tokeny, brak kontroli nad logami integracyjnymi, używanie danych produkcyjnych w środowiskach testowych oraz brak procedur reagowania na błędy i incydenty. Są to problemy organizacyjne i techniczne, a nie wady samego systemu KSeF.
Czy integracja ERP z KSeF zwiększa ryzyko wycieku danych?
Integracja sama w sobie nie musi zwiększać ryzyka, ale źle zaprojektowana integracja może prowadzić do niekontrolowanego kopiowania danych, zapisywania ich w logach lub błędnej obsługi wyjątków. Bezpieczna integracja ogranicza zakres przetwarzanych danych i jasno definiuje odpowiedzialności systemów.
Kto w firmie powinien zarządzać dostępami do KSeF?
Zarządzanie dostępami powinno być po stronie IT, we współpracy z księgowością. IT odpowiada za aspekty techniczne, takie jak tokeny i role systemowe, natomiast księgowość określa potrzeby biznesowe. Kluczowe jest jasne przypisanie odpowiedzialności i regularna weryfikacja uprawnień.
Czy środowisko testowe KSeF jest bezpieczne dla danych produkcyjnych?
Środowiska testowe powinny pracować na danych testowych. Wykorzystywanie realnych faktur w testach zwiększa ryzyko wycieku, ponieważ środowiska te często mają słabsze zabezpieczenia i mniej restrykcyjne procedury dostępu.
Jak przygotować firmę na incydent bezpieczeństwa związany z KSeF?
Przygotowanie obejmuje posiadanie logów integracyjnych, jasno opisanych procedur reagowania, wiedzy o tym, kto ma dostęp do systemów oraz możliwości szybkiego cofnięcia uprawnień. Kluczowe jest wcześniejsze przetestowanie takich scenariuszy, a nie reagowanie dopiero po wystąpieniu problemu.
Czy KSeF to temat dla księgowości czy dla IT?
KSeF łączy obszary finansowe i technologiczne, dlatego nie jest wyłącznie tematem księgowym. To projekt IT z konsekwencjami podatkowymi i operacyjnymi, który wymaga współpracy księgowości, IT i zarządu.