Office 365, obecnie Microsoft 365, to coś więcej niż klasyczny pakiet Word, Excel i PowerPoint. Office 365 to kompleksowa platforma wspierająca komunikację, zarządzanie dokumentami, współpracę zespołową oraz bezpieczeństwo firmowych danych niezależnie od wielkości organizacji. W artykule przybliżymy, czym dokładnie jest Office 365 dla firm, jakie pakiety są dostępne dla firm i jak kształtują się ich ceny, a także jak wygląda wdrożenie tego rozwiązania w praktyce. Przeczytaj, a dowiesz się, jak Twoja firma może skorzystać z możliwości, jakie daje Microsoft 365 i dlaczego warto rozważyć jego wdrożenie.
Office 365 co to takiego?
Office 365 to oparta na chmurze platforma oferująca kompleksowy zestaw narzędzi biurowych i usług, który pozwala firmom pracować efektywnie i bezpiecznie z dowolnego miejsca. W skład pakietu wchodzą dobrze znane aplikacje, takie jak Word, Excel, PowerPoint, Outlook czy Teams, ale również zaawansowane narzędzia do zarządzania dokumentami (SharePoint), komunikacji (Exchange), a także tworzenia automatyzacji i przepływów pracy (Power Automate). Dzięki Office 365 firmy zyskują nie tylko nowoczesne oprogramowanie, ale również dostęp do usług w chmurze, bezpieczeństwa na poziomie korporacyjnym i regularnych aktualizacji. To rozwiązanie elastyczne i skalowalne, które można dopasować do wielkości i potrzeb każdej organizacji, a także rozbudować je o usługi wspierane przez AI.
Office 365 dla firm cennik
Microsoft 365 oferuje różnorodne plany subskrypcyjne, dostosowane do potrzeb zarówno firm, jak i użytkowników indywidualnych. Plany dla firm zapewniają funkcje biznesowe, takie jak profesjonalna poczta e-mail, narzędzia do współpracy i zaawansowane zabezpieczenia, natomiast plany dla użytkowników prywatnych skupiają się na podstawowych aplikacjach biurowych i przechowywaniu danych w chmurze.
Podstawowe różnice między planami dla firm a planami dla użytkowników prywatnych to:
- Licencjonowanie: Plany dla firm są przeznaczone do użytku komercyjnego i umożliwiają korzystanie z aplikacji w celach biznesowych, natomiast plany dla użytkowników prywatnych są przeznaczone do użytku osobistego i nie mogą być wykorzystywane komercyjnie.
- Funkcje biznesowe: Plany dla firm oferują funkcje, takie jak profesjonalna poczta e-mail z własną domeną, narzędzia do współpracy zespołowej (Teams, SharePoint), zaawansowane zabezpieczenia i możliwość zarządzania urządzeniami.
- Zarządzanie użytkownikami: W planach dla firm dostępne są narzędzia do zarządzania użytkownikami i urządzeniami, co jest kluczowe dla organizacji zatrudniających wielu pracowników.
- Wsparcie techniczne: Plany dla firm oferują rozszerzone wsparcie techniczne oraz możliwość integracji z innymi usługami Microsoft, co jest istotne dla firm o złożonej infrastrukturze IT.
Wybór odpowiedniego planu zależy od indywidualnych potrzeb użytkownika lub firmy. Dla przedsiębiorstw, nawet tych jednoosobowych, zalecane jest korzystanie z planów biznesowych, które oferują funkcje dostosowane do potrzeb biznesowych i zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa, możliwości współpracy zespołowej oraz profesjonalny wizerunek firmy — m.in. dzięki poczcie e-mail z własną domeną i narzędziom do zarządzania dokumentami i użytkownikami.
Plany Microsoft 365 dla firm
Office 365 dla firm oferowany jest w czterech pakietach różniących się między sobą ceną i zakresem planów. Cennik Microsoft 365 dla firm kształtuje się następująco:
Microsoft 365 Business Basic
Cena: 5,60 € za użytkownika/miesiąc (przy płatności rocznej)
Funkcje:
- Dostęp do aplikacji Word, Excel, PowerPoint i Outlook w wersjach internetowych i mobilnych
- Profesjonalna poczta e-mail z własną domeną
- 1 TB przestrzeni dyskowej w OneDrive na użytkownika
- Microsoft Teams do czatów i spotkań online
- Dodatkowe aplikacje, takie jak Bookings, Planner i Forms
Microsoft 365 Business Standard
Cena: 11,70 € za użytkownika/miesiąc (przy płatności rocznej)
Funkcje:
- Wszystko, co oferuje Business Basic plus dodatkowe funkcje
- Klasyczne aplikacje Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) do instalacji na komputerze
- Organizacja webinariów z rejestracją uczestników i raportowaniem
- Obszary robocze do współpracy z aplikacją Microsoft Loop
- Narzędzia do edycji i projektowania wideo za pomocą Microsoft Clipchamp
- Licencje dla każdego użytkownika do instalacji na 5 urządzeniach (komputer, tablet, smartfon).
Microsoft 365 Business Premium
Cena: 20,60 € za użytkownika/miesiąc (przy płatności rocznej)
Funkcje:
- Wszystko, co oferuje Business Standard
- Zaawansowane zarządzanie tożsamościami i dostępem
- Rozbudowana ochrona przed cyberzagrożeniami
- Ochrona punktów końcowych i urządzeń klasy korporacyjnej
- Funkcje klasyfikacji i ochrony informacji poufnych
Aplikacje Microsoft 365 dla firm
Cena: 9,80 € za użytkownika/miesiąc (przy płatności rocznej)
Funkcje:
- Klasyczne aplikacje Office do instalacji na komputerze
- 1 TB przestrzeni dyskowej w OneDrive na użytkownika
- Brak usług takich jak poczta e-mail, Teams czy SharePoint
Wykupując pakiet Office 365 dla firm warto pamiętać, że pakiety oferują znacznie więcej niż sam pakiet Office — to ekosystem gotowy do wsparcia cyfrowej transformacji firmy.
Dodaj funkcję Microsoft 365 Copilot do swojego planu Microsoft
Microsoft 365 nie zostaje w tyle za konkurencją i dzięki zaawansowanym funkcjom AI staje się nie tylko narzędziem pracy, ale też inteligentnym asystentem, który usprawnia codzienne procesy i odciąża zespół w rutynowych zadaniach. Użytkownicy pakietów Office 365 dla firm mogą korzystać z licznych funkcji opartych na sztucznej inteligencji, które realnie podnoszą komfort i efektywność codziennej pracy. Narzędzia takie jak Microsoft Editor oferują sugestie gramatyczne, stylistyczne i językowe, co pozwala tworzyć bardziej profesjonalne dokumenty i wiadomości e-mail. W Outlooku dostępna jest priorytetowa skrzynka odbiorcza, która automatycznie sortuje korespondencję, a także sugerowane odpowiedzi, które umożliwiają szybkie reagowanie na wiadomości.
Podczas spotkań w Microsoft Teams funkcje AI zapewniają napisy na żywo i transkrypcje spotkań, co ułatwia pracę zdalną, dokumentację i komunikację w zespołach wielojęzycznych.
Dla użytkowników biznesowych logujących się za pomocą Microsoft Entra ID dostępna jest funkcja Microsoft 365 Copilot Chat – uproszczony czat wspomagany AI, który wykorzystuje publiczne dane internetowe do zadań takich jak analiza, streszczanie czy badania. Należy jednak pamiętać, że ta wersja nie integruje się z dokumentami firmy, pocztą e-mail ani czatami, dlatego nie ma dostępu do danych organizacyjnych.
Aby skorzystać z pełnego potencjału sztucznej inteligencji w firmie, warto rozważyć zakup pełnej wersji Microsoft 365 Copilot jako dodatkowej funkcji. Umożliwia ona bezpośrednią integrację z aplikacjami Office, takimi jak Word, Excel, PowerPoint czy Teams oraz z danymi organizacyjnymi, co pozwala generować raporty, podsumowania, analizy danych czy odpowiedzi e-mail na podstawie wewnętrznych treści firmy.
Ważne: aby zakupić funkcję Microsoft 365 Copilot, konieczne jest posiadanie osobnej licencji na kwalifikujący się plan Microsoft 365. Jeśli firma korzysta już z takiego planu, można zarządzać dodatkiem Copilot oraz dodać go do swojej subskrypcji bezpośrednio w centrum administracyjnym Microsoft 365. W razie pytań dotyczących zakupu Copilota lub innej subskrypcji Microsoft 365, warto skontaktować się ze specjalistą ds. produktu po zalogowaniu się na platformie Microsoft 365. Pomoże on dobrać optymalne rozwiązanie dla Twojej organizacji.
Licencja na 1 i więcej stanowisk — co to oznacza?
W przypadku Microsoft 365 (Office 365) pojęcie „licencji na stanowisko” odnosi się do liczby użytkowników, którzy mogą korzystać z oprogramowania w ramach jednej subskrypcji. Jedna licencja = jeden użytkownik, przy czym każdy użytkownik otrzymuje swoje indywidualne konto, dostęp do aplikacji oraz przestrzeń w chmurze (np. 1 TB w OneDrive). Oznacza to, że jeżeli firma chce zapewnić dostęp do Microsoft 365 dla pięciu pracowników, powinna wykupić pięć oddzielnych licencji, nawet jeśli wszyscy pracują na tym samym komputerze.
Każda licencja użytkownika pozwala na instalację aplikacji Office aż na pięciu urządzeniach jednocześnie: komputerze stacjonarnym, laptopie, tablecie, smartfonie itp. Jest to szczególnie wygodne w modelu pracy hybrydowej i mobilnej. Dzięki temu rozwiązaniu firmy mają pełną kontrolę nad uprawnieniami i bezpieczeństwem, a użytkownicy mogą pracować płynnie na różnych urządzeniach bez konieczności zakupu osobnego oprogramowania na każdy komputer. Licencjonowanie per użytkownik daje też możliwość elastycznego skalowania — w każdej chwili można dodać nowego pracownika i przypisać mu licencję, zachowując spójność w całym środowisku IT.
Office 365 dla firm 1 stanowisko
Dla małych firm lub jednoosobowych działalności gospodarczych Microsoft 365 jest dostępny już od jednej licencji. Nawet przy jednym stanowisku użytkownik ma dostęp do pełnej funkcjonalności, jaką oferuje wybrany pakiet. To idealne rozwiązanie dla freelancerów, specjalistów IT, księgowych, doradców czy mikroprzedsiębiorstw, które chcą korzystać z profesjonalnych narzędzi klasy biznesowej.
Office 365 dla firm 5 stanowisk
W przypadku firm zatrudniających kilka osób Microsoft 365 sprawdza się znakomicie dzięki możliwości łatwego zarządzania wieloma kontami użytkowników, udostępniania zasobów w chmurze i pracy zespołowej. Dla pięciu stanowisk można wykupić pięć licencji w ramach tego samego planu, co pozwala każdemu pracownikowi korzystać z narzędzi dopasowanych do jego roli. Współdzielenie kalendarzy, spotkania w Microsoft Teams, wspólna edycja dokumentów w czasie rzeczywistym – to tylko część funkcjonalności, które usprawniają codzienną pracę.
Office 365 dla firmy jednoosobowej
Jednoosobowa działalność gospodarcza często potrzebuje narzędzi, które oferują znacznie więcej niż darmowe alternatywy. Office 365 (Microsoft 365) dla firmy jednoosobowej daje możliwość profesjonalnej korespondencji e-mail, przechowywania dokumentów w chmurze (OneDrive), a także tworzenia materiałów marketingowych i zarządzania klientami. To rozwiązanie pozwala pracować jak duża firma, tj. z profesjonalnym zapleczem technologicznym i wysokim poziomem bezpieczeństwa.
Wdrożenie Office 365
Samo wykupienie licencji to dopiero początek. Aby w pełni wykorzystać potencjał Office 365, warto przeprowadzić profesjonalne wdrożenie, które polega na przygotowaniu, konfiguracji i uruchomieniu usług Microsoft 365 w środowisku firmowym. Obejmuje m.in.:
- Migrację poczty e-mail do chmury Microsoft,
- Konfigurację kont użytkowników i uprawnień,
- Integrację z istniejącą infrastrukturą IT (np. domeną Active Directory),
- Szkolenie pracowników z obsługi nowych narzędzi,
- Zabezpieczenie danych i dostępów zgodnie z polityką firmy.
Celem wdrożenia jest stworzenie spójnego, nowoczesnego i bezpiecznego środowiska pracy dla całego zespołu.
Jak przebiega wdrożenie Office 365 w firmie?
Krok 1: Analiza potrzeb i planowanie wdrożenia
Na początek warto określić cele wdrożenia i odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań:
- Czy chodzi głównie o przeniesienie poczty do chmury?
- Czy planujemy korzystać z Teams jako narzędzia komunikacji?
- Jakie są wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych?
Dobrze jest przygotować audyt aktualnego środowiska IT, określić liczbę użytkowników, używane aplikacje oraz potrzeby w zakresie migracji danych.
Krok 2: Wybór odpowiedniego planu Microsoft 365
Microsoft oferuje różne plany subskrypcyjne – od podstawowych (Microsoft 365 Business Basic) po zaawansowane (Microsoft 365 Business Premium i plany dla dużych firm – E3, E5). Wybór zależy od liczby użytkowników oraz potrzeb funkcjonalnych i bezpieczeństwa.
Krok 3: Przygotowanie środowiska IT
Na tym etapie należy wykonać następujące działania:
- Zweryfikować własność domeny firmowej (np. firma.pl),
- Przygotować listę użytkowników i przypisać im licencje,
- Sprawdzić kompatybilność istniejącego sprzętu i oprogramowania,
- Skonfigurować DNS oraz przygotować serwer poczty do migracji (jeśli dotyczy).
Krok 4: Migracja danych
Najczęściej wdrożenie obejmuje:
- Migrację skrzynek pocztowych (z Exchange, Gmail lub innego systemu),
- Przeniesienie plików do OneDrive i SharePoint,
- Synchronizację kontaktów i kalendarzy.
Warto zlecić ten etap specjalistom IT – migracja musi być przeprowadzona sprawnie i bezpiecznie, aby zminimalizować przestoje w pracy.
Krok 5: Konfiguracja usług i bezpieczeństwa
To kolejny krok po migracji, w ramach którego należy:
- Skonfigurować polityki bezpieczeństwa (MFA – uwierzytelnianie dwuskładnikowe, polityki haseł, szyfrowanie),
- Ustawić uprawnienia do plików i dostępów w SharePoint,
- Skonfigurować Teams jako narzędzie komunikacji wewnętrznej,
- Włączyć kopie zapasowe (np. przy pomocy zewnętrznych rozwiązań backupowych).
Krok 6: Szkolenie pracowników
Nowe narzędzia będą skuteczne tylko wtedy, gdy pracownicy nauczą się z nich korzystać. Warto zorganizować szkolenia z zakresu:
- Obsługi Outlooka, Teams, OneDrive, SharePoint,
- Zasad bezpieczeństwa danych,
- Dobrych praktyk pracy zdalnej i współdzielenia dokumentów.
Krok 7: Utrzymanie i wsparcie techniczne
Po wdrożeniu warto zapewnić stałe wsparcie IT – np. poprzez firmę zewnętrzną, która zajmuje się administracją Microsoft 365. Regularne aktualizacje, kontrola dostępów i monitorowanie bezpieczeństwa są niezbędne do utrzymania stabilności systemu.
Kompania Informatyczna oferuje kompleksową obsługę tego dość długiego i skomplikowanego procesu — od doboru odpowiedniego planu, przez migrację danych, aż po konfigurację kont i szkolenia dla pracowników. Dzięki doświadczeniu w pracy z małymi i średnimi firmami, specjaliści Kompanii Informatycznej dopasowują wdrożenie do realnych potrzeb Twojego biznesu. Poznaj szczegóły naszej oferty:
➡ Wdrożenie i obsługa Office 365 dla firm
➡ Skontaktuj się z nami
Office 365 – FAQ
Jak kupić Microsoft 365 na firmę?
Microsoft 365 dla firm można zakupić bezpośrednio na stronie microsoft.com, u autoryzowanych partnerów Microsoft lub poprzez firmę IT oferującą kompleksowe wdrożenie i wsparcie, jak np. Kompania Informatyczna. Proces zakupu obejmuje wybór odpowiedniego planu (np. Business Basic, Standard lub Premium), utworzenie konta firmowego oraz przypisanie licencji do użytkowników.
Czy Office 365 Personal można używać w firmie?
Nie. Office 365 Personal (obecnie Microsoft 365 Personal) to plan przeznaczony wyłącznie do użytku prywatnego. Używanie go w działalności komercyjnej jest niezgodne z warunkami licencji Microsoft. Dla firm przewidziane są dedykowane plany biznesowe, takie jak Microsoft 365 Business Basic, Standard lub Premium, które oferują dodatkowe funkcje, wsparcie i bezpieczeństwo dla środowisk firmowych.
Ile kosztuje Office 365 na zawsze?
Office 365 (czyli obecnie Microsoft 365) działa na zasadzie subskrypcji – nie ma wersji „na zawsze”. Użytkownik płaci miesięczną lub roczną opłatę za korzystanie z usług w chmurze i regularnych aktualizacji. Jeśli szukasz wersji jednorazowej, możesz rozważyć zakup Microsoft Office 2021, ale nie obejmuje on usług chmurowych (np. OneDrive, Teams) i nie zapewnia aktualizacji w ramach subskrypcji. Ceny Microsoft 365 dla firm zaczynają się od ok. 25,30 zł netto/mies. za użytkownika (Business Basic).
Czym różnią się plany Business Basic, Standard i Premium?
Business Basic – tylko aplikacje w wersji online (Word, Excel, Teams, OneDrive, SharePoint, poczta Exchange).
Business Standard – pełne aplikacje Office do instalacji + wszystko z planu Basic.
Business Premium – wszystko z planu Standard + zaawansowane zabezpieczenia (ochrona urządzeń, zarządzanie tożsamościami, Microsoft Defender for Business).
Czy można przenieść pocztę i dane do Microsoft 365?
Tak. Migracja danych (e-mail, pliki, kalendarze, kontakty) to część wdrożenia. Można ją przeprowadzić z:
- innego serwera pocztowego (np. Exchange, Gmail),
- lokalnych zasobów firmowych,
- innych platform (np. G Suite).
Firmy takie jak Kompania Informatyczna oferują kompleksową obsługę migracji – bezpiecznie, bez utraty danych i bez przestojów w pracy.
Czy Microsoft 365 jest bezpieczny?
Tak. Microsoft 365 oferuje zaawansowane funkcje bezpieczeństwa: uwierzytelnianie dwuskładnikowe (MFA), szyfrowanie danych, kontrolę dostępu i urządzeń, backup danych (opcjonalnie z zewnętrznymi narzędziami), zgodność z RODO. W planie Premium dostępne są dodatkowe funkcje ochrony tożsamości i zarządzania urządzeniami.
Bibliografia:
https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products
Lis, J. (2021). Microsoft 365. Kompletny przewodnik użytkownika. Warszawa: Helion.
Pawłowski, T. (2022). Zarządzanie systemami informatycznymi w firmie. Warszawa: PWN.
Stanek, W. R. (2021). Microsoft 365 Administration Inside Out. Redmond, WA: Microsoft Press.
Jones, S., & Curry, B. (2020). Mastering Microsoft 365: The Ultimate Guide to Microsoft’s Productivity Cloud. New York: Apress.
Wolski, M. (2020). Bezpieczeństwo informacji w środowisku chmurowym. Kraków: Wydawnictwo Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Conrad, K. (2021). Microsoft Teams, OneDrive, and SharePoint: A Practical Guide to Mastering Collaboration Tools in Microsoft 365. Berkeley, CA: Apress.