Czasy, gdy każdy z nas miał tylko jeden adres e-mail minęły bezpowrotnie. Oprócz adresu prywatnego mamy też firmowy, a zdarza się, że jeszcze kilka innych stworzonych w określonych celach. By móc łatwo zarządzać ogromną ilością napływających informacji warto pomyśleć o przekierowaniu poczty. Outlook lub gmail oferują rozwiązania, które znacznie uproszczą codzienną korespondencję.
Przekierowanie poczty: outlook czy gmail?
Myśląc o ułatwieniu korzystania z poczty firmowej większość z nas rozważa dwa podstawowe narzędzia. Stworzony przez Google gmail już od dawna stanowi poważną konkurencję dla outlooka Microsoftu. Którego z profesjonalnych klientów pocztowych wybrać do swojej firmy? Oba są częścią zestawów aplikacji i usług dla biznesu (Google Workspace oraz Office 365), które umożliwiają nam edytowanie dokumentów, korzystanie z komunikatorów, przechowywanie danych w chmurze oraz zaawansowanie opcje zarządzania pocztą, takie jak przekierowanie poczty.
Elements Envato
Którego z klientów poczty wybrać? Podczas podejmowania decyzji na pewno ważną kwestią będzie bezpieczeństwo, a to w obu przypadkach jest zapewnione na naprawdę wysokim poziomie. Zarówno konta Googla, jak i Microsoft są zgodne z RODO i posiadają zabezpieczenia chroniące przed spamem i wirusami. Logowanie do poczty może być wieloetapowe oraz dostosowane do wymogów bezpieczeństwa konkretnej firmy. Wśród podobieństw między gmail a outlookiem warto wymienić też dostęp do kalendarza. Przyjrzyjmy się zatem różnicom. W końcu to one będą decydować o tym, którą pocztę wybierzemy.
Jakie są różnice pomiędzy gmail a outlook?
- Gmail oferuje możliwość cofnięcia wysyłania wiadomości. Sam ustawiasz czas, w jakim możliwe będzie cofnięcie wysłania maila. Każdy kto choć raz wysłał maila przed dodaniem załącznika albo kilku ważnych informacji w treści doceni to rozwiązanie.
- Trochę inaczej wygląda podgląd wiadomości podczas pisania e-maila w gmailu i w outlooku. Tak naprawdę w obu pocztach możemy pisać nową wiadomość w małym okienku mając widok na całą pocztę, jednak używając gmaila możemy pisać maila i jednocześnie klikać w maile w tle. W outlooku nie da się tego zrobić w jednym oknie – musisz otworzyć drugie.
- Gmail posiada funkcję Smart Compose, która podobnie do słownika w telefonie podpowie nam treść maila.
- W przeciwieństwie do gmaila, outlook oferuje aplikację na komputer, tak więc możesz otworzyć go w przeglądarce, ale możesz też mieć na stałe w pasku narzędzi
- Outlook posiada możliwość formatowania teksu. Teoretycznie gmail też, ale w naprawdę podstawowym zakresie, jeśli porównamy to do możliwości jakie daje klient poczty Microsoftu
Decydując się na konkretnego klienta poczty warto więc brać pod uwagę przede wszystkim potrzeby swojej firmy. Oba rozwiązania mają plusy i minusy.
Przekierowanie poczty na inny adres
Poczta firmowa nie zawsze spływa do nas z jednego adresu. Bywa, że oprócz wysyłanych do nas imiennie wiadomości otrzymujemy też maile z zakładki „kontakt” lub „rekrutacja”. By móc sprawnie zarządzać pocztą, warto mieć wszystko w jednym miejscu. Przekierowanie poczty na inny adres nie będzie trudne ani w outlooku ani w gmailu
Przekierowanie poczty outlook
Outlook oferuje nam możliwość przekierowania maili z jednego adresu na drugi. Przekierowane wiadomości wyglądają tak, jakby pochodziły od pierwotnych nadawców. Ustawienie funkcji jest bardzo roste.
- Wejdź w Outlook Web App, i kolejno przejdź do Ustawienia > Opcje > Organizuj wiadomości E-mail > Reguły skrzynki odbiorczej.
- Będąc na karcie reguły skrzynki odbiorczej kliknij strzałkę obok pozycji +, a następnie wybierz Utwórz nową regułę dla wiadomości przychodzących.
- W obszarze Gdy nadejdzie wiadomość wybierz pozycję Zastosuj do wszystkich wiadomości.
- W obszarze Wykonaj następujące czynności wybierz pozycję Przekieruj wiadomość do.
- Z widoku książki adresowej wybierz adres e-mail, na który ma być wysyłana poczta. Możesz go też wpisać w wierszu Do, który znajdziesz u góry okna.
- Kliknij przycisk OK, aby zapisać wybrane pozycje i wrócić do okna Nowa reguła.
- Kliknij Zapisz, aby zapisać regułę.
Gotowe!
Przekierowanie poczty gmail
Podobnie jak w outlooku, również w Gmailu każdą wiadomość można przekazać dalej. Ustawienie reguły jest możliwe tylko na komputerze – nie zrobimy tego z aplikacji na komórce. Na początek otwieramy konto gmail, z którego chcemy przekazywać wiadomości. Następnie działamy według schematu:
- W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia a następnie w Zobacz wszystkie ustawienia.
- Przejdź na kartę Przekazywanie i POP/IMAP.
- W sekcji „Przekazywanie” kliknij Dodaj adres do przekazywania dalej.
- Wpisz adres e-mail, na który mają zostać przekazane wiadomości.
- Kliknij Dalej, znowu Dalej a następnie OK.
- Na podany adres zostanie wysłana wiadomość weryfikacyjna. Kliknij zawarty w niej link.
- Wróć do strony ustawień konta Gmail, z którego chcesz przekazywać wiadomości i odśwież stronę w przeglądarce.
- Ponownie przejdź na kartę Przekazywanie i POP/IMAP.
- W sekcji „Przekazywanie dalej” zaznacz pole Przekaż dalej kopię przychodzącej poczty do i zdecyduj, co ma się dziać z kopiami Twoich wiadomości w Gmailu. Możesz kasować wiadomości lub zgodnie z zaleceniami Google przechowywać kopie wiadomości Gmail w Odebranych.
- U dołu strony kliknij Zapisz zmiany.
Ustawienie przekierowania poczty w obu przypadkach jest bardzo łatwe. Warto jednak zwrócić uwagę, że nie zrobi tego użytkownik poczty – w przypadku kont firmowych reguły może ustawić jedynie administrator.