) Wdrożenie Office365 w Fundacji Rak'n'Roll – Wygraj Życie | Profesjonalny Outsourcing IT Warszawa dla firm - Kompania Informatyczna

Na początku 2019 roku mieliśmy przyjemność wdrożyć Office365 w Fundacji Rak’n’Roll – Wygraj Życie. Infrastruktura Fundacji nie miała wcześniej żadnego centralnego repozytorium plików, a współpraca nad plikami przebiegała poprzez przesyłanie ich mailem. Dodatkowym problemem był brak synchronizacji kalendarzy z telefonami komórkowymi oraz brak możliwości udostępniania informacji o terminach.

Cele klienta:

  • Możliwość zerkania w kalendarze innych osób i ustalanie wspólnych terminów
  • Synchronizacja danych między telefonami komórkowymi i komputerami w zakresie poczty, kalendarzy i kontaktów
  • Centralny magazyn plików podzielony wg wewnętrznych działów i zespołów projektowych – z możliwością nadawania dostępów dla wybranych osób
  • Magazyn danych możliwych do łatwego udostępniania osobom współpracującym z Fundacją
  • Komunikator na potrzeby wewnętrzne, który usprawniłby komunikację między członkami zespołu pracującymi zdalnie i tymi w biurze

Wybrane rozwiązanie: Office365.

Centralne repozytorium plików zostało zrealizowane na platformie SharePoint z użyciem grup Office365. Grupy reprezentują poszczególne zespoły i każdy z nich ma oddzielną przestrzeń na dane, do ktorych nie mają dostępu osoby spoza zespołu. Dodatkowo funkcjonuje także grupa zawierająca wszystkich pracowników Fundacji. Dane zostały zsynchronizowane z dyskami twardymi komputerów pracowników, dzięki czemu nie muszą się oni logować każdorazowo przez przeglądarkę, by przeglądać i edytować pliki.

Wdrożyliśmy także biznesową pocztę Exchange Online (w ramach tej samej licencji na O365), która poza obsługą e-maili oferuje także kalendarz, kontakty i zadania. Wszystkie elementy przechowywane są w chmurze, dzięki czemu bez problemu synchronizują się z urządzeniami mobilnymi. Teraz dodając termin do kalendarza w telefonie pojawia się on automatycznie w desktopowym Outlooku. Dodatkowo Exchange obsługuje również współdzielone kalendarze, wymianę informacji o terminach, tworzenie wspólnych spotkań, terminarze dla sal konferencyjnych i wiele innych.

Jako komunikator użyliśmy aplikacji Teams, która również zawiera się w podstawowej licencji na Office365. Dzięki temu nie było potrzeby ponoszenia dodatkowych kosztów, a środowisko jest spójne i dobrze zintegrowane. Aplikacja Teams poza funkcją komunikacji może służyć również jako klient usługi SharePoint, ponieważ uzyskujemy bezpośrednio z Teams dostęp do struktury grupowej programu SharePoint – widzimy te same zespoły, co w SharePoint i mamy bezpośredni dostęp do plików zapisywanych w witrynach tych zespołów.

Jedno rozwiązanie, jedna licencja – zaspokojone wiele potrzeb. 

Pani Marta Bednarek – dyrektor biura Fundacji, komentuje nasze prace w taki sposób:

„Wdrożenie systemu Office 365 pozwoliło na usystematyzowanie pracy w Fundacji i przyczyniło się do znacznego skrócenia niektórych procesów. Nasi opiekunowie z ramienia Firmy Kompania Informatyczna sprawnie i w przystępny dla Wszystkich pracowników sposób przeprowadzili zmianę, co znacząco poprawiło codzienną pracę.”