BLOG

Tych rzeczy o przechowywaniu kopii zapasowej danych w firmie pewnie nikt Ci nie mówił…

Wyobraź sobie, że pewnego dnia włączasz komputer w pracy i okazuje się, że wszystkie Twoje dane zniknęły. Nie ma listy klientów, kopii dokumentów, prezentacji, przygotowanych wcześniej arkuszy Excel, tworzonej przez lata dokumentacji produktów czy choćby materiałów marketingowych… Niczego! Czy wiesz jak je odtworzyć po awarii sprzętu? Wbrew pozorom taka sytuacja wcale nie jest nieprawdopodobna i nie byłbyś pierwszym właścicielem firmy, który musiałby stawić jej czoła. Jeśli posiadasz kopię zapasową wszystkich danych w firmie nie będzie to problem. Wystarczy kilka kliknięć, by odzyskać wszystkie gromadzone przez lata informacje.

Dlaczego to takie ważne? Wyniki badań prowadzonych przez British Chambers of Commerce wskazują, że 93% firm, które straciły dostęp do danych na więcej niż 10 dni upadło w ciągu roku od tego wydarzenia. Podobne badania przeprowadziło The Diffusion Group, według której 60% firm które nie miały możliwości szybkiego odzyskania danych po awarii zbankrutowało w ciągu 6 miesięcy od wystąpienia problemów z siecią IT.

Po co nam kopia zapasowa danych w firmie?

Pytanie o zasadność tworzenia kopii zapasowej danych w firmie jest niemal retoryczne. Ich utrata może być spowodowana atakiem hakerskim, ale też nierozważnym ściągnięciem wirusa przez jednego z pracowników. Doskonale zabezpieczyłeś swoje komputery i serwer? To niestety nie oznacza, że Twoje dane są bezpieczne. Wystarczy, że ktoś niechcący zaleje laptopa cappucino z cukrem czy jakimkolwiek innym słodkim napojem, by odzyskanie danych po awarii stało się bardzo trudne. Pomimo ogromnego postępu technicznego wciąż nie stworzono też bezawaryjnego sprzętu oraz systemu operacyjnego. Tworzenie backupu w firmie powinno być więc oczywiste dla każdego przedsiębiorcy.

Backup czyli kopia zapasowa danych w firmie może dotyczyć części lub wszystkich plików. Kluczową sprawą jest oczywiście ciągła aktualizacja danych. W wielu, nawet małych przedsiębiorstwach, codziennie zapisywane są setki informacji, których odtworzenie mogłoby być nie tylko czasochłonne, ale też kosztowne. Przykład? W przypadku nawet małego biura księgowego utrata wyników pracy z jednego dnia mogłaby zaważyć o zbyt późnym wysłaniu dokumentów do urzędu lub niewywiązaniu się z innych obowiązków nakładanych przez prawo podatkowe. W najlepszym wypadku oznaczałoby to konieczność złożenia w urzędzie stosownych oświadczeń, a w najgorszym nałożenie na firmę kar finansowych.

Choćby ze względu na konieczność ciągłej aktualizacji popularne ostatnio przechowywanie kopii plików w chmurze nie jest rozwiązaniem optymalnym. Większość z nich będzie uaktualniana przez nas raz na jakiś czas, a tworzenie kopii zapasowych danych będzie wymagało dodatkowego zaangażowania z naszej strony. Myśląc o tworzeniu kopii zapasowej dysku powinniśmy stawiać na rozwiązania gwarantujące backup przyrostowy, który opiera się na ciągłym tworzeniu kopii tych elementów, które zostały zmodyfikowane od momentu ostatniej aktualizacji. Ważne przy tym jest nieduplikowanie plików czy baz danych, przez które niepotrzebnie zajmowane jest dodatkowe miejsce w zapasowej serwerowni.

Jak stworzyć kopię zapasową danych w firmie?

Tworząc disaster recovery plan (pol. plan odzyskiwania po awarii) stawiaj na jeden spójny system backupu. Dzięki centralizacji masz kontrolę nad wszystkimi urządzeniami w biurze oraz ich oprogramowaniem. Nie musisz także obawiać się problemów z kompatybilnością. To nie jedyny czynnik który musisz wziąć pod uwagę. Warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy ocenią też kilka innych rzeczy.

RPO (Recovery Point Objective)

To wskaźnik, który mówi, jak długo firma może poradzić sobie bez dostępu do części lub wszystkich danych oraz ocenić, co stanie się w przypadku całkowitego paraliżu infrastruktury IT. Inaczej wygląda to w przypadku firmy księgowej, kancelarii prawniczej czy sklepu internetowego. Specyfika działalności każdego z tych przedsiębiorstw jest zupełnie inna i należy brać ją pod uwagę tworząc plany działania w sytuacjach kryzysowych.

RTO (Recovery Time Objective)

Wskaźnik wyznaczający maksymalny czas, w którym muszą być odzyskane dane, a infrastruktura powinna działać prawidłowo. Określanie tego wskaźnika nie może mieć charakteru jedynie życzeniowego. Oczywiście każdy właściciel firmy chciałby otrzymać kopię zapasową danych natychmiast po awarii, ale określając RTO należy przede wszystkim brać pod uwagę możliwości działu IT czy samej infrastruktury.

Sposób przechowywania kopii zapasowej

Rynek oferuje szeroki wachlarz możliwości w zakresie tworzenia backupu oraz przechowywania kopii zapasowej systemu. Wdrożenie części z nich może być drogie i w przypadku małych i średnich firm zwyczajnie niezasadne. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest więc skorzystanie z podpowiedzi specjalisty, który dobierze rozwiązanie adekwatne do potrzeb naszego przedsiębiorstwa umożliwiające szybkie odtwarzanie awaryjne.

Jak przechowywać kopię zapasową serwera?

Prawidłowo przygotowany disaster recovery plan powinien zakładać nawet najgorsze scenariusze, które teoretycznie nie mają prawa zdarzyć się w życiu, a jednak…

Należałoby mieć 3 kopie zapasowe danych w firmie – przekonuje Marek Nadstawny, Prezes Zarządu w Kompanii Informatycznej – jedną produkcyjną, drugą jako backup w tej samej lokalizacji do szybkiego odtworzenia, a trzecią poza lokalizacją. Ta trzecia jest ważna z punktu widzenia pożarów, kradzieży, włamań czy zalania biura wodą.

Nie mniej ważne jest posiadanie zapasowej serwerowni – fizycznej lub w chmurze.  Takie rozwiązanie oferuje chociażby platforma Azure od Microsoftu, ale także inni dostawcy usług chmurowych. Jeśli chcemy zlokalizować serwerownię zapasową w realnie istniejącym miejscu, a nie mamy drugiego biura, możemy skorzystać z usług firm specjalizujących się w wynajmie miejsca na serwery. Taka firma zapewnia prąd, internet, klimatyzację, zasilanie awaryjne i miejsce na twój serwer w szafie).

Powyższe rozwiązanie wymaga jednak pewnych stałych nakładów finansowych. Firmy, które chcą przechowywać kopię zapasową serwera, a ich budżet nie pozwala ani na zapasową serwerownię, ani na zakup takich usług w chmurze, mogą używać rotujących dysków USB. Jeden z nich jest poza firmą, a na drugi robi się kopia. Dyski są zamieniane w ustalonych odstępach czasu. Nie jest to rozwiązanie idealne, ale w razie pożaru serwerowni lepiej mieć kopię sprzed 2 dni niż wcale.

Stacje robocze rzadko są backupowane, ale za to serwery prawie zawsze, dlatego jeśli to możliwe, należy przechowywać pliki i dane na dyskach sieciowych, a nie na lokalnym dysku komputera. Dobry informatyk w odpowiednim środowisku nie powinien mieć problemu z wymuszeniem zapisywania danych na serwerze przez wszystkich użytkowników. – mówi Marek Nadstawny z Kompanii Informatycznej.