Zalety outsourcingu IT

utworzone przez | lip 12, 2022 | IT w firmie

Twoim zdaniem idealna obsługa IT firmy to taka, która jest zawsze dostępna, wie o Tobie wszystko i do tego nie chodzi na urlopy? Co więcej nie musisz organizować dla niej miejsca pracy i kupować komputera… Myślisz, że to niemożliwe? W takim razie na pewno nie słyszałeś o IT outsourcingu!

Outsourcing co to znaczy? Prosta definicja Outsourcingu IT

Outsourcing to praktyka korzystania przez przedsiębiorstwa z usług podmiotów zewnętrznych do wykonania określonych zadań, funkcji lub operacji, które tradycyjnie wykonywane są wewnątrz organizacji. Outsourcing jest strategią, która pozwala firmom skupić się na swoich kluczowych kompetencjach i zredukować koszty operacyjne.

Outsourcing IT, jako specyficzna odmiana outsourcingu, odnosi się do praktyki zlecania zadań lub funkcji związanych z technologią informacyjną podmiotom zewnętrznym. Może to obejmować szeroką gamę usług, takich jak zarządzanie infrastrukturą IT, rozwój oprogramowania, obsługa helpdesk, bezpieczeństwo IT, zarządzanie danymi i wiele innych.

Firmy decydują się na outsourcing IT z różnych powodów. Przede wszystkim zlecając pracę firmom zewnętrznym mogą skorzystać z zaawansowanego know-how i doświadczenia, które wymaga zatrudnienia dużej ilości specjalistów z różnych dziedzin. Jest to szczególnie cenne w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, które nie mają środków na utrzymanie pełnoetatowego, specjalistycznego działu IT. Ponadto outsourcing IT pozwala na oszczędność zasobów, zarówno finansowych, jak i czasowych. Zamiast inwestować w kosztowną infrastrukturę IT i rekrutację, szkolenie oraz utrzymanie specjalistów IT, firmy mogą skupić te zasoby na swoich kluczowych obszarach działalności.

Outsourcing IT to przede wszystkim bardzo elastyczne rozwiązanie, które pozwala zwiększać i zmniejszać nakłady na rozwój i utrzymanie IT w zależności od potrzeb. Firma może zdecydować się na zwiększenie zasobów IT w okresie wzmożonej działalności, a następnie je zredukować, gdy ten okres się skończy.

Przykłady Outsourcingu  IT

Outsourcing IT jest powszechnie stosowany przez firmy różnych wielkości i w różnych sektorach. Oto kilka przykładów wykorzystania IT outsourcingu w wielkich i małych przedsiębiorstwach:

1. Outsourcing IT: IBM i Lenovo

Jeden z najbardziej znanych przykładów outsourcingu IT to Lenovo zlecające IBM zarządzanie swoją infrastrukturą IT. W 2005 roku, kiedy Lenovo nabyło dział komputerów osobistych IBM, zdecydowało się na outsourcing zarządzania IT do IBM, aby skupić się na swoim kluczowym obszarze biznesowym – produkcji sprzętu komputerowego.

2. Outsourcing informatyczny: General Motors i EDS

Kolejnym przykładem jest General Motors (GM), które w 1984 roku zdecydowało się na outsourcing IT do Electronic Data Systems (EDS). Umowa obejmowała zarządzanie i rozwój wszystkich aspektów technologii informacyjnej GM. To partnerstwo było tak udane, że GM nabyło EDS w 1985 roku.

3. IT Outsourcing: Netflix i Amazon Web Services (AWS)

Netflix to przykład firmy, która korzysta z outsourcingu IT w postaci usług chmurowych. Netflix korzysta z Amazon Web Services (AWS) do hostowania większości swoich usług, w tym biblioteki filmów i seriali, jak również systemów rekomendacji i analiz. Outsourcing do AWS pozwolił Netflix na skupienie się na tworzeniu i dostarczaniu wysokiej jakości treści multimedialnych.

4. Startupy technologiczne i outsourcing rozwoju oprogramowania

Wiele startupów technologicznych korzysta z outsourcingu do rozwoju oprogramowania. Zamiast zatrudniać pełnoetatowych programistów, startupy często zlecają rozwój oprogramowania firmom specjalizującym się w tej dziedzinie. Na przykład, Slack, popularna platforma komunikacyjna, pierwotnie zleciła rozwój swojej aplikacji mobilnej firmie zewnętrznej.

5. Outsourcing wsparcia IT w małych i średnich przedsiębiorstwach

Wiele MŚP korzysta z outsourcingu wsparcia IT. Dostawcy usług zarządzanych, tacy jak Managed IT Services Providers (MSPs), oferują MŚP szereg usług, takich jak zarządzanie sieciami i serwerami, bezpieczeństwo IT, obsługa helpdesk i wiele innych. W Polsce coraz popularniejszym rozwiązaniem jest również korzystanie z pomocy zewnętrznych ekspertów, którzy dbają o bezpieczeństwo danych w niewielkich firmach, takich jak chociażby biura księgowe czy kancelarie prawne. Przerzucenie zarządzania siecią IT, dbania o sprawne działanie komputerów i urządzeń peryferyjnych i inne aspekty związane z obsługą technologiczną pozwala tym firmom skupić się na clue biznesu, a jednocześnie nie ponosić kosztu zatrudnienia informatyka na cały etat.

Sprawdź referencje naszych klientów korzystających z outsourcingu IT>>>

Te przykłady pokazują różnorodność możliwości wykorzystania outsourcingu IT. Bez względu na rozmiar firmy lub sektor, w którym działa, outsourcing IT może przynieść wiele korzyści, w tym dostęp do specjalistycznej wiedzy i technologii, oszczędność kosztów i skupienie się na kluczowych obszarach działalności.

Zalety outsourcingu IT: dlaczego warto?

IT outsourcing to usługa doskonale dostosowana do potrzeb Twojej firmy, a jednocześnie wykonywana przez firmę zewnętrzną. Co to oznacza w praktyce? Stałą dostępność usługodawcy, brak urlopów na żądanie i dodatkowej osoby, której musisz zapewnić biurko. W razie awarii obsługa informatyczna doskonale zna Twoją firmę i błyskawicznie reaguje, ale nie musisz płacić specjalistom, gdy nie potrzebujesz ich pomocy. Dzięki temu, że Twojej firmie zostanie przyznany opiekun, nie musisz obawiać się o to, że za każdym razem trzeba będzie się kontaktować z nowym pracownikiem, który będzie musiał zapoznać się ze specyfiką Twojej infrastruktury informatycznej. Co więcej opiekun IT może zaproponować wprowadzenie działań mających na celu podniesienie wydajności systemów, a w konsekwencji przyspieszenie procesów w firmie. Stąd tylko o krok do zwiększenia rentowności przedsiębiorstwa.

Wady outsourcingu IT

Choć outsourcing IT przynosi wiele korzyści, takich jak dostęp do specjalistycznej wiedzy, oszczędność kosztów i możliwość skupienia się na kluczowych obszarach działalności, nie jest pozbawiony wad. Oto kilka potencjalnych problemów, które mogą wystąpić, gdy firma zleca obsługę informatyczną na zewnątrz.

  • Utrata kontroli nad usługami IT: gdy firma decyduje się na outsourcing IT, przekazuje kontrolę nad częścią swoich operacji zewnętrznemu dostawcy. To może prowadzić do trudności w monitorowaniu i zarządzaniu usługami IT. Zewnętrzny dostawca może nie być na tyle elastyczny, jak byśmy tego oczekiwali, co może wpływać na wydajność i efektywność operacji IT.
  • Problemy z jakością usług: choć dostawcy usług IT często dysponują zaawansowaną wiedzą i doświadczeniem, nie zawsze oznacza to, że oferują usługi najwyższej jakości. Może to wynikać z różnych przyczyn – od braku odpowiednich zasobów po niewłaściwe zarządzanie projektem. Problemem może być również brak zrozumienia specyfiki biznesu klienta, co może prowadzić do nieodpowiedniego dostosowania usług do jego potrzeb. Z tego względu w Kompanii Informatycznej zawsze szczegółowo badamy potrzeby klienta i staramy się zrozumieć charakter jego biznesu. Takie podejście pozwala nam świadczyć usługi „szyte na miarę” danej firmy.
  • Ryzyko związane z bezpieczeństwem danych: korzystanie z outsourcing IT często wiąże się z przekazywaniem wrażliwych danych firmowych zewnętrznym dostawcom. Choć większość dostawców usług IT stosuje zaawansowane środki bezpieczeństwa, ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych zawsze istnieje. Dlatego też, przed podjęciem decyzji o outsourcingu, firmy powinny dokładnie ocenić praktyki bezpieczeństwa potencjalnego dostawcy.
  • Zależność od dostawcy: zlecanie obsługi IT na zewnątrz firmy może prowadzić do silnej zależności od dostawcy usług. Jeżeli dostawca zdecyduje się na zakończenie działalności lub wystąpią problemy finansowe, może to stanowić poważne ryzyko dla przedsiębiorstwa. Dlatego też, przy wyborze dostawcy, warto zwrócić uwagę na jego stabilność finansową i reputację na rynku.
  • Koszty ukryte: choć outsourcing IT często jest widziany jako sposób na oszczędność kosztów, może wiązać się z ukrytymi kosztami. Mogą to być na przykład koszty związane z zarządzaniem relacją z dostawcą, szkoleniem pracowników do korzystania z nowych systemów czy koszty związane z ewentualnym przeniesieniem usług do innego dostawcy. Przed zawarciem umowy warto dokładnie określić zakres i koszt wsparcia, jakiego oczekujemy.

Jak każda usługa, również outsourcing IT nie jest pozbawiony wad. Decyzja o zleceniu obsługi informatycznej konkretnej firmie powinna być więc poprzedzona dokładną analizą naszych potrzeb, reputacji dostawcy usług oraz określeniem zakresu i kosztów współpracy.

Dla kogo outsourcing IT?

Wbrew pozorom zewnętrzna obsługa informatyczna firm to rozwiązanie dedykowane nie tylko dla tych przedsiębiorstw, które w ogóle nie zatrudniają w swoich strukturach informatyków. Z outsourcingu IT powinny korzystać również firmy zatrudniające specjalistów dbających o strukturę informatyczną. W ich przypadku IT outsourcing pozwoli wprowadzać nowe rozwiązania bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników na czas wdrażania zmian. Co więcej od czasu do czasu warto też wykonać audyt i spojrzeć „z boku” na dotychczas zrealizowane w firmie inwestycje w strukturę informatyczną.

Outsourcing IT to:

  • Obsługa informatyczna firmy: Outsourcing to stałe wsparcie informatyczne, dzięki któremu wdrożysz w swojej firmie nowe rozwiązania, ale też uzyskasz pomoc w trakcie awarii i w razie problemów technicznych.
  • Zarządzanie siecią IT: Stworzenie polityki IT oraz realizacja założonych w niej działań poprzez optymalny dobór sprzętu i usług.
  • Dostępność przez 7 dni w tygodniu: Bez urlopów i świąt. Outsourcing IT zapewni Ci stały dostęp do wykwalifikowanych specjalistów z różnych dziedzin, którzy kompleksowo obsłużą Twoją firmę zarówno pod kątem wdrożeń, jak i realizacji już przyjętych rozwiązań.
  • Doradztwo w zakresie IT: Pozwoli na stworzenie dedykowanej Twojej firmie strategii IT oraz dostosowanie rozwiązań w przedsiębiorstwie do wymagań rynkowych oraz prawnych.
  • Dbałość o bezpieczeństwo danych: Bezpieczeństwo systemów informatycznych firmy buduje się poprzez stworzenie właściwej polityki bezpieczeństwa i wdrożenie rozwiązań mających na celu obronę przed atakami bądź awariami na różnych poziomach. Zewnętrzna obsługa IT zapewni też szkolenia zespołu, które mają na celu wyeliminowanie zagrożeń wynikających z nieostrożnych zachowań użytkowników sieci.
  • Archiwizacja i kopie zapasowe: To nieodłączny element bezpieczeństwa, ponieważ utrata danych lub możliwości dostępu do nich przez dłuższy czas może być powodem poważnych zawirowań w firmie. Specjaliści stworzą odpowiednią liczbę kopii zapasowych kluczowych danych w Twoim przedsiębiorstwie, z których przynajmniej jedna będzie przechowywana poza Twoją firmą. Takie rozwiązanie zapewni Ci możliwość odzyskania utraconych zasobów nawet w przypadku pożaru czy zalania w siedzibie przedsiębiorstwa.
  • Audyt: Mający na celu okresowe sprawdzenie oprogramowania i procesów w firmie.

Korzyści z zewnętrznej obsługi informatycznej firm

Jakie są zalety outsourcingu? Plusy zatrudnienia zewnętrznej obsługi informatycznej zauważysz niezależnie od rozmiarów Twojej firmy. Wśród nich warto zwrócić uwagę na takie rzeczy, jak:

  • Redukcja liczby pracowników w dziale IT;
  • Brak konieczności zatrudniania informatyka w małej firmie, przy zachowaniu stałego dostępu do usług informatycznych;
  • Kompleksowe podejście do zarządzania infrastrukturą i procesami IT zapewnione dzięki temu, że firma zewnętrzna zatrudnia specjalistów z różnych dziedzin;
  • Zmniejszenie kosztu sprzętu i oprogramowania.

Outsourcing IT Warszawa

Zewnętrzna obsługa informatyczna jest często tańsza niż zatrudnianie sztabu specjalistów, a proponowane przez nas rozwiązania pozwalają na optymalizację wydatków w firmie. Dzięki przydzieleniu każdemu z przedsiębiorstw opiekuna klienta, żadna z firm z którą współpracujemy nie jest dla nas anonimowa, a rozwiązanie ewentualnych problemów jest dobierane do wykorzystywanych w danej firmie rozwiązań oraz z uwzględnieniem jej specyfiki działalności. – mówi Marek Nadstawny z Kompanii Informatycznej – Koszty naszych usług dobierane są indywidualnie do potrzeb poszczególnych firm, które mogą wybrać jeden z kilku pakietów lub wypracować inne, indywidualne zasady współpracy.

Nawet w dużych ośrodkach miejskich takich jak Warszawa, outsourcing IT jest optymalnym rozwiązaniem dla większości firm. Choć nie brakuje specjalistów na rynku, większość przedsiębiorstw tak naprawdę nie potrzebuje obsługi informatycznej na pełen etat, a jedynie wsparcia w trakcie wdrożeń, szkolenia pracowników, tworzenia polityki bezpieczeństwa lub pomocy w trakcie awarii. Dobry outsourcing pomoże też wypracować rozwiązania, które zapewnią bezpieczeństwo systemów informatycznych firmy.

Kompania Informatyczna: outsourcing IT

Proponowany przez nas outsourcing IT to usługa skrojona na miarę. W jej ramach możesz korzystać z pomocy specjalistów z 12 różnych dziedzin – każdy z nich robi to, na czym zna się po prostu najlepiej. Nie tracisz pieniędzy płacąc za pracę ekspertów, gdy chwilowo nie potrzebujesz ich pomocy. Jednak, gdy przytrafi się awaria, będziemy do Twojej dyspozycji nawet w 15 minut po dokonaniu przez Ciebie zgłoszenia. Pewnie uważasz, że taka ekspresowa usługa musi być droga? Otóż nic bardziej mylnego! Dobierz jeden z dostępnych u nas pakietów do wielkości i potrzeb Twojej firmy, a otrzymasz pomoc informatyka w bardzo konkurencyjnych cenach!

Sprawdź: Ceny obsługi informatycznej firm w Kompanii Informatycznej!

Jak się rozliczamy? Do wyboru masz trzy elastyczne plany:

  • obsługa abonamentowa w ramach której wykupujesz pewną liczbę godzin pracy specjalisty lub korzystasz z „pakietu niewyczerpalnego”;
  • obsługa przedpłacona to rozwiązanie dla tych, którzy nie lubią się wiązać umowami i stałymi kosztami. Tak opłacony outsourcing IT to jak telefoniczna karta pre-paid: doładowujesz „konto” i korzystasz z usług naszych ekspertów kiedy chcesz i potrzebujesz;
  • obsługa doraźna – jednorazowo, w ramach awarii – niczym SOR w szpitalu. Pomożemy ugasić pożar, ale nie wymagamy żadnych deklaracji odnośnie dalszej współpracy.

Co oferujemy w ramach usługi outsourcingu?

Korzystając z usługi outsourcingu w Kompanii Informatycznej otrzymujesz:

  • wsparcie techniczne: helpdesk i serwis
  • zarządzanie infrastrukturą: zarządzanie usługami w chmurze oraz administracja serwerami i infrastrukturą
  • wdrożenia
  • bezpieczeństwo i monitoring

FAQ

Czym jest outsourcing w IT?

Outsourcing w IT to praktyka zlecania zadań lub funkcji związanych z technologią informacyjną zewnętrznym dostawcom usług. Może to obejmować różne usługi, takie jak zarządzanie infrastrukturą IT, wsparcie techniczne, rozwój oprogramowania, usługi chmurowe, bezpieczeństwo IT i wiele innych. Outsourcing IT pozwala firmom skoncentrować się na swojej głównej działalności, zyskując dostęp do specjalistycznej wiedzy i nowoczesnych technologii, jednocześnie redukując koszty związane z koniecznością zatrudnienia na pełen etat specjalistów IT i zapewnienia im miejsca pracy.

Dlaczego outsourcing się opłaca?

Outsourcing IT opłaca się z wielu powodów. Przede wszystkim, pozwala firmom skoncentrować się na swojej głównej działalności, przekazując zadania związane z IT specjalistom z zewnątrz. Firmy zlecające usługi IT zyskują dostęp do wiedzy specjalistów, której nie mają na pokładzie. Ponadto outsourcing IT często pozwala na znaczne oszczędności, zwłaszcza jeśli chodzi o koszty związane z zatrudnieniem i szkoleniem własnego personelu IT.

Ile kosztuje outsourcing IT?

Koszt outsourcingu IT zależy od wielu czynników, w tym od rodzaju i zakresu usług, które firma chce zlecić, a także od dostawcy, z którym decyduje się współpracować. Na przykład, outsourcing wsparcia technicznego dla małej firmy może kosztować od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie, podczas gdy outsourcing kompleksowego zarządzania infrastrukturą IT dla dużej firmy może kosztować dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych miesięcznie.

Jakie są korzyści z outsourcingu?

Outsourcing IT przynosi wiele korzyści. Oto niektóre z nich:

  • Dostawcy usług IT dysponują szeroką wiedzą i doświadczeniem, które może być trudno osiągnąć wewnętrznie.
  • Możliwość skupienia się na głównej działalności firmy poprzez przekazanie zadań IT specjalistom.
  • Pozwala na oszczędności, zwłaszcza jeśli chodzi o koszty związane z zatrudnieniem i szkoleniem personelu IT.
  • Zlecając obsługę IT na zewnątrz firmy mogą zwiększyć efektywność i wydajność swoich operacji IT, korzystając z najnowszych technologii i praktyk oferowanych przez dostawców usług.
  • Stała dostępność obsługi IT bez urlopów, L4 oraz w dni świąteczne.
  • Elastyczne podejście do potrzeb związanych z obsługą informatyczną przedsiębiorstwa.

Bibliografia:

„Outsourcing in the Age of Digital Transformation: Concepts, Opportunities, Challenges and Solutions” – Thomas O. Mesenbourg, (2021).
„Outsourcing IT: A governance guide” – Jenny Dugmore, Shirley Lacy, (2014).
„The Black Book of Outsourcing: How to Manage the Changes, Challenges, and Opportunities” – Douglas Brown, Scott Wilson, (2005).
„Vested Outsourcing: Five Rules That Will Transform Outsourcing” – Kate Vitasek, Mike Ledyard, and Karl Manrodt, (2013).
„Outsourcing: all you need to know” – Robert White, Barry James (2012).
„The Handbook of Global Outsourcing and Offshoring: 3rd edition” – Ilan Oshri, Julia Kotlarsky, Leslie P. Willcocks, (2015).
„Rethinking the Future of Work: Directions and Visions” – Colin C. Williams, (2007).
„Strategic Outsourcing: The Alchemy to Business Transformation in a Globally Converged World” – Bharat Vagadia, (2011).
„IT Outsourcing Contracts: A Legal Guide” – Jimmy Desai, (2009).